Notfallplan

Gefahr erkannt...

Was passiert mit dem Unternehmen, wenn der Chef plötzlich ausfällt, etwa nach einem Unfall oder im Zuge einer schweren Erkrankung? Mit Notfallplänen kann man sich für diesen Ernstfall rüsten.

Unverzichtbar ist es, rechtzeitig einen Stellvertreter oder Nachfolger zu benennen, der die Geschäfte weiterführt. Damit die betrieblichen Abläufe durch den Ausfall nicht gestört werden, sollte eine Art von Notfallkoffer bereitliegen, der alle wichtige Dokumente und Anweisungen enthält:

• Handlungs- und Kontovollmachten
• Vertretungspläne sowie wichtige Kontaktdaten etwa von Kunden, Lieferanten, Rechtsanwälten, Steuerkanzleien oder Wirtschaftsprüfern
• Passwörter, Codes und Pins, beispielsweise für Computer oder für das Online-Banking
• Verzeichnis der wichtigsten Schlüssel, ihrer Aufbewahrungsorte oder Namen und Kontaktdaten der Personen, die die Schlüssel aufbewahren
• Anweisungen, zum Beispiel für wichtige Projekte u. a.

Vollständig ist ein Notfallkoffer freilich erst dann, wenn er alle Dokumente enthält, die das Unternehmen betreffen, auch wenn sie für das Alltagsgeschäft nicht unbedingt bedeutsam sind. Dazu gehören:

• Gesellschaftsverträge, Handelsregister- und Grundbuchauszüge
• Policen von Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeits- und anderen Versicherungen
• Kreditverträge
• Ehevertrag
• Testament, Erbvertrag
• Persönliche Daten zum Beispiel vom Führungspersonal und von weiteren wichtigen Personen
• Bilanzen der vergangenen drei Jahre
• Aktuelle BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertungen)
• Vermögensaufstellung